Recarga de toners

El procedimiento que los técnicos deben seguir cuando se inicia una solicitud de recarga de toner es el siguiente, recordar siempre el protocolo para el manejo de incidencias en el GLPI. Por razones de buena administración, los toner los recargamos en Rocha. Por esto, desde las otras sedes deben enviar los toner vacíos a dicha sede.

Para las recargas de toner, por motivos de las distintas fuentes de financiamiento, distinguimos los siguientes casos:

• Recarga de un tóner de un equipo Administrativo (no docente, fondos CURE),
• Recarga de un tóner de un equipo Docente (fondo de grupos, carreras, proyectos, DTs...).

Procedimiento para equipo Administrativo (no docente)

• El usuario solicita recarga de toner (únicamente por un correo a soporte o formulario)
• ¿Hay stock del toner?
  • Si hay stock: se reemplaza y coloca el toner en la estantería para recargar/comprar.
  • Si NO hay stock, se solicita la compra al proveedor. (Evaluar de adquirir 2 para mantener uno en stock)
• Se documenta todo en el GLPI

Nota: Siempre antes de ir a cambiar en toner hay que verificar que tengamos toda la información cargada en el GLPI. La idea general es siempre tener stock de toner para los Administrativos.

Procedimiento para equipo Docente

• El usuario solicita recarga de toner (únicamente por un correo a soporte o formulario)
• Se le informa al solicitante que debe hacer la solicitud a compras para la reposición/recarga de toner.
• Cuando llega el toner de reemplazo, si así se coordinó con la persona solicitante, se coloca en el equipo.

Nota: Informática solo maneja stock para impresoras destinadas a oficinas TAS.

Recargas/compras periódicas

La idea es que, con cierta regularidad (cada semana o 15 días), hacer un pedido de toner al proveedor que corresponda. Para el caso de los equipos administrativos donde el crédito de fondos lo manejamos desde la coordinación informática, es sencillo hacerlo. Para esto armamos cada cierto tiempo una incidencia y la asignamos al proveedor con el pedido de toner de ese período.

Resumen: armamos un ticket en el GLPI, vinculado a los tickets de recargas correspondientes, listando los toner necesarios. El ticket se asigna al grupo de coordinación.

Cambio de toner

1. sacar un reporte de la cantidad de páginas impresas (desde el mismo equipo o por la dirección IP asignada), de ser posible,
2. se coloca el toner recargado si hay en stock, sino retirar el cartucho y seguir el procedimiento. Siempre evaluar si conviene adquirir 2 toners.
3. en un ticket a parte, gestionamos la compra de tóner cada cierto período. Incluir este tóner en dicho ticket.
4. Cuando llega el toner nuevo, ajustar el stock y, si corresponde, instalar en el equipo.

En el GLPI

• colocar la cantidad de páginas utilizadas en el campo "Contador de impresora" (relevado en el paso 1 del procedimiento anterior)
• ir a la impresora correspondiente (si no figura la impresora, agregarla), esta deberá tener un toner "instalado", dar "Término de vida"
• Configurar la categoría "Soporte directo -> Cambio de toner -> Para recargar"
• Se cambia el esatado del ticket a "En Espera".
• Instalar un nuevo toner a la impresora (ojO!!!! elegir la sede correcta)
• Cuando el proveedor entrega toner, ir a "Activos -> Cartuchos", al toner correspondiente y agregar la cantidad de toner que fueron cargados a las existencias,
• Cerramos el ticket cuando se repone el stock o se instala el cartucho.

Nota importante: Se debe contar con un espacio físico adecuado y claramente identificado para diferenciar los toners vacíos de los cargados. Para mejorar la gestión, conviene llevar en el pizarrón/pad una lista con los toner vacíos y el ticket asociado a los toner a recargar.