Recarga de toners
El procedimiento que los técnicos deben seguir cuando se inicia una solicitud de recarga de toner es el siguiente, recordar siempre el protocolo para el manejo de incidencias en el GLPI. Por razones de buena administración, los toner los recargamos en Rocha. Por esto, desde las otras sedes deben enviar los toner vacíos a dicha sede.
Para las recargas de toner, por motivos de las distintas fuentes de financiamiento, distinguimos los siguientes casos:
- Recarga de un tóner de un equipo Administrativo (no docente, fondos CURE),
- Recarga de un tóner de un equipo Docente (fondo de grupos, carreras, proyectos, DTs...).
Sumario
Procedimiento para equipo Administrativo (no docente)
- El usuario solicita recarga de toner (únicamente por un correo a soporte o formulario)
- ¿Hay stock del toner?
- Si hay stock: se reemplaza y coloca el toner en la estantería para recargar/comprar.
- Si NO hay stock, se solicita la compra al proveedor. (Evaluar de adquirir 2 para mantener uno en stock)
- Se documenta todo en el GLPI
Nota: Siempre antes de ir a cambiar en toner hay que verificar que tengamos toda la información cargada en el GLPI. La idea general es siempre tener stock de toner para los Administrativos.
Procedimiento para equipo Docente
- El usuario solicita recarga de toner (únicamente por un correo a soporte o formulario)
- Se pide presupuesto por la compra/recarga al proveedor que corresponda.
- Se trasmite el presupuesto al solicitante.
- Cuando el presupuesto sea aceptado por el solicitante, se envía a RRMM para que realicen la orden de compra.
- Cuando llega el toner de reemplazo, se coloca en el equipo.
Nota: Si contamos con el toner en cuestión en stock, se puede colocar luego que el presupuesto sea aceptado y el grupo tenga disponibilidad.
Recargas/compras periódicas
La idea es que, con cierta regularidad (cada semana o 15 días), hacer un pedido de toner al proveedor que corresponda. Para el caso de los equipos administrativos donde el crédito de fondos lo manejamos desde la coordinación informática, es sencillo hacerlo. Para esto armamos cada cierto tiempo una incidencia y la asignamos al proveedor con el pedido de toner de ese período.
Cambio de toner
- sacar un reporte de la cantidad de páginas impresas (desde el mismo equipo o por la dirección IP asignada), de ser posible,
- se coloca el toner recargado si hay en stock, sino retirar el cartucho y seguir el procedimiento,
- colocar el toner vacío en una caja con un papel dentro con el número de ticket.
- Se coordina con el proveedor para que retire los cartuchos para recargar (Maldonado: InfoServ, Rocha: LAM).
- Se reciben los cartuchos por parte del proveedor.
En el GLPI
- ir a la impresora correspondiente (si no figura la impresora, agregarla), esta deberá tener un toner "instalado", dar "Término de vida"
- colocar la cantidad de páginas utilizadas en el campo "Contador de impresora" (relevado en el paso 1 del procedimiento anterior)
- Configurar la categoría "Soporte directo -> Cambio de toner -> Para recargar"
- Se cambia el esatado del ticket a "En Espera".
- Instalar un nuevo toner a la impresora (ojO!!!! elegir la sede correcta)
- Cuando el proveedor retira los cartuchos se genera un nuevo ticket con los toner retirados y enlaces a las incidencias correspondientes asignado al proveedor. Para esto es útil filtrar por la categoría "Soporte directo -> Cambio de toner -> Para recargar".
- Cuando el proveedor entrega toner, ir a "Activos -> Cartuchos", al toner correspondiente y agregar la cantidad de toner que fueron cargados a las existencias,
- se cierra el ticket original con el toner recargado en stock.
- se cierra el ticket abierto para el proveedor cuando entrega todos los tóner que retiró.
Nota importante: Se debe contar con un espacio físico adecuado y claramente identificado para diferenciar los toners vacíos de los cargados. Para mejorar la gestión, conviene llevar en el pizarrón/pad una lista con los toner vacíos y el ticket asociado a los toner a recargar.
