Reservas de salas de reunion

Ingreso a la plataforma

Para ingresar a la plataforma se debe acceder a la siguiente dirección: http://calendario.cure.edu.uy/ Desde aquí podemos observar todas las reservas existentes ya ingresadas, pero no podemos ingresar nuevas reservas ni modificar las existentes. Para poder hacer esto debemos iniciar sesión con un usuario registrado.

¿Como iniciar sesión en el sistema?

Para poder iniciar sesión en el sistema de reservas primero debemos contar con un usuario y contraseña solicitando a los administradores del sitio: Victor Alem, Pablo Garcia, Adrián Hernandez, Germán Bianchi y Alberto Finozzi. Una vez que contamos con el acceso, debemos hacer click en el botón "Entrar".

Seguido de esto completamos los campos con nuestros datos y oprimimos nuevamente el botón "Entrar".

Luego nos aparecerá un mensaje mostrando nuestro nombre de usuario, esto ratificará que pudimos ingresar correctamente

¿Como cambiar mi contraseña de usuario?

Para poder acceder a la opción de cambiar la contraseña, debemos hacer click en el link "Listas de Usuarios" que se encuentra en la pantalla principar en el vértice superior derecho,

Una vez ahí, seleccionar nuestro usuario.

Escribir dos veces la contraseña nueva donde aparecen los campos vacíos

Vistas

El sistema permite realizar vistas generales y especificas. Las vistas generales nos permite ver el calendario mensual con las reservas ingresadas para poder ver que días en el mes no hay reservas o esta menos solicitada. Para esto simplemente hacemos click en el mes que queremos chequear. Para volver a ver un dia específico hacemos click en el numero del dia que se encuentra dentro del calendario.

Alta y Baja de Usuarios

Agregar un nuevo Usuario

Para poder acceder a la opción de agregar un nuevo usuario, debemos ingresar con nuestro usuario el cual debe tener privilegios de administración, haciendo click en el botón "Entrar" y luego hacer click en el enlace de "Lista de usuarios"

Seguido de esto completamos los campos con nuestros datos y oprimimos nuevamente el botón "Entrar".

Luego nos aparecerá un mensaje mostrando nuestro nombre de usuario, esto ratificará que pudimos ingresar correctamente

Para poder acceder a la opción de agregar un nuevo usuario, debemos hacer click en el link "Listas de Usuarios" que se encuentra en la pantalla principal en el vértice superior derecho,

A continuación, hacer click en el boton "Añadir un Nuevo Usuario" .

Una ves aquí, comenzamos a completar los datos del nuevo usuario. En el primer parámetro debemos elegir que tipo de usuario queremos crear.

- Los usuarios con privilegio "Usuario" solo pueden crear nuevas reservas.

- Los usuarios con privilegio "Administrador" podrán crear nuevas reservas, modificar cualquier reserva y eliminar cualquier reserva.

Al finalizar el completado del formulario se debe hacer click en "Guardar"

Una ves hecho esto, el nuevo usuario se encontrará en la "Lista de Usuarios" donde podremos modificarlo o eliminarlo. La lista está ordenada alfabéticamente por el nombre de usuario.

Eliminar un usuario

Para eliminar un usuario, ya debemos tener nuestro usuario (con privilegio de administración) con la sesión iniciada. En caso contrario seguir los primeros pasos que se detallan en añadir un nuevo usuario e ingresar a la "Lista de Usuarios".

Una vez allí, buscar cual usuario queremos eliminar y acceder a el. (El usuario a eliminar no puede ser el mismo usuario con el que iniciamos sesión).

En la siguiente pantalla se nos mostrarán los datos del usuario y debajo de ellos, aparecerá el botón de "Borrar este Usuario".

Una vez hecho esto, el usuario habrá sido eliminado.

Salas

¿Qué tengo que hacer para poder hacer una reserva?

Una vez dentro del sistema, nos aparecerá el día actual en el que nos encontramos. Podemos ingresarla a partir del día actual o seleccionar el dia específico en el calendario. Para realizar una reserva mantenemos haciendo click desde la hora de inicio hasta la hora de finalizada la reserva y soltamos.

Aparecerá el siguiente formulario el cual lo completaremos con estos datos:

Nombre: En este campo se completa con el nombre con que se desea que aparezca la reserva Descripción completa: Se ingresa toda la información que se cree necesaria Comienzo: Se ingresa la fecha y la hora en la cual comienza a regir la reserva (se puede optar por poner "Día Completo") Final: Se ingresa la fecha y la hora de finalización de la reserva (en el caso que se marque "Dia Completo" esta opción queda deshabilitada). Agrupación: Se selecciona la sede donde se encuentra la sala que se desea reservar Salas: Se selecciona la sala que se desea reservar Tipo: Por lo general siempre se utiliza interna Estado de confirmación: Se selecciona "confirmada" en el caso de que se este seguro de utilizará la sala y "Provisional" es para el tipo de reserva en la cual no se esta seguro de que se la va a usar. (no se recomienda hacer reservas provisionales) Tipo de repetición: - Ninguna: En el tipo de repetición ninguna no se crea ningún patrón de repetición - Diaria: La reserva se repite todos los días con las características ya ingresadas - Semanal: La reserva se repite los mismos días las siguientes semanas - Mensual: La reserva se repite el mismo día durante los siguientes meses - Anual: La reserva se repite el mismo día del mismo mes los siguientes años - Día correspondiente del Mes: La reserva repite el mismo día todos los meses - n-Semanal: La reserva se va a repetir cada n semanas (n es un número ej: 3) Fecha tope repetición: Aquí se va a designar la fecha tope de repetición, donde a partir de ese día ya no se va a repetir la reserva configurada. Día Repetición semanal: (exclusivo para "Tipo Repetición" semanal) En este campo se indica que días de la semana se desean repetir. Número de semanas (n-semanas): Aquí se ingresa el numero de semanas a saltearse. (si se ingresa un 3, la reserva no aparecerá por las siguientes 2 semanas y si en la tercera. En el caso de ingresar un 2, la reserva estará activa salteada, una semana si y la siguiente no). Este patrón finaliza con "Fecha Tope de Repetición". skip past conflicts: Esta opción omite si hay conflictos anteriores en una reserva (por defecto se la deja desmarcada)

Al finalizar la reserva, ésta aparecerá marcada en el calendario con color verde, con el nombre que le asignamos y dentro del rango de horas establecidas

¿Como hago para buscar de forma rápida una reserva que ya ingresé?

Para buscar una reserva ya ingresada de forma sencilla, tenemos que escribir el nombre de la reserva tal cual lo escribimos (si nos equivocamos en el nombre, esta no va a aparecer) dentro del cuadro de búsqueda y apretar la tecla "Enter" de nuestro teclado. Aparecerá un listado donde mostrará cada una de las reservas vinculadas con ese nombre.

Agregar una sala nueva

Para agregar una sala nueva solo tendrán acceso a ello los usuarios con permisos de administrador. Se aconseja preguntar en cada sede quién esta autorizado a hacerlo.

Como realizar un Informe

Este sistema nos permite realizar 3 tipos de informes, para esto debemos completar una planilla con las variables que necesitamos discriminar para que aparezcan en el informe

Tipos:

1. Informe HTML Este tipo de informe nos permite listar en una nueva pestaña web diagramado con todas las reservas que se necesitaban incluir.
2. Informe SCV Este informe nos permite listar los datos generando una planilla de cálculos en formato ODS (formato libre) optimizado para libre office, el cual nos permite ver, editar e imprimir.
3. Informe como iCalendar (archivo .ics) Este informe nos permite ver los datos en forma de calendario utilizando el calendario de mozilla calendar (incluyendo mozilla Sunbird), Google Calendar, Chandler, Lotus Notes, ScheduleWorld, KOrganizer, Mulberry, Evolution de Novell, Kronolith, Simple

Groupware, Hotmail Calendar, Nuvvo, Microsoft Outlook, Trac, asi como también iCal de Apple.

Simplemente lo que tenemos que hacer es: Hacer click en Informes

Link a Informes

Completar el siguiente formulario:

Formulario de informe de reuniones

Informe de Reuniones

• Fecha Inicio: Aqui ingresamos la fecha en la que queremos que comience el informe.
• Fecha Fin: Aqui ingresamos la fecha en la que queremos que finalice el informe.
• Agrupación: Aqui seleccionamos la sede donde se ubica la sala reservada.
• Sala: Se selecciona la sala de la cual queremos sacar el informe.
• Tipo de coincidencia: Por defecto "interna".
• Descripción Breve: Ingresamos el titulo con el cual queremos que aparezca.
• Descripción Completa: Aquí podemos agregar mas datos relacionados con el informe.
• Creada por: Escribimos el nombre de la persona que lo creo o quien lo necesita.
• Estado de confirmación: Aquí podemos discriminar por estado (Confirmada, Provisional o Todos).
• Output: Aquí se selecciona "Informes" por defecto.
• Format: Aquì seleccionamos el tipo de formato que va a tener nuestro informe (HTML, CSV o iCalendar).
• Ordenar Informe por: Tenemos la opcion de ordenarlo por Sala o Fecha/Hora de comienzo).
• Resumir por: Esta opción nos permite resumirla por descripción breve, creador o Type (tipo).

Luego de finalizar de completar los datos, hacemos click en el boton "Pedir Informe"